Knowledge Management Cycle

Knowledge Management Cycle:

Empat model KM cycle yang penting

Sumber: Desi Puspitasari

Di era yang penuh persaingan, penting bagi sebuah organisasi untuk melakukan berbagai cara agar mereka dapat bertahan dari persaingan yang ada. Perusahaan di era sekarang sangat gencar dan menaruh perhatian tinggi  dalam meningkatkan knowledge management. Hal tersebut tidak terlepas dari peran knowledge management itu sendiri yang dinilai sangat penting untuk membuat perusahaan menjadi lebih baik. Peran knowledge management yaitu mampu dalam memperbaiki proses bisnis, peningkatan komunikasi, penghematan dalam pengeluaran biaya operasional dan pengehematan waktu organisasi sehingga mampu meningkatkan produktivitas dari sebuah perusahaan yang menerapkannya.

Salah satu buku yang ditulis oleh  von Krough, Ichiyo, serta Nonaka (2000), dan Chun Wei Choo, (1998), mendefinisakan pengertian dari knowledge adalah sebuah kepercayaan yang dapat dipertanggung jawabkan. Jadi, knowledge merupakan informasi yang telah dikombinasikan dengan pemahaman, dimana hal tersebut digunakan untuk menindak lanjuti apa yang melekat pada diri seseorang. Dengan pengetahuan yang dimiliki, setiap orang dapat menggunakan pengetahuan tersebut untuk mencipatakan berbagai macam kreativitas dan inovasi yang dapat membantu mereka dalam menyelesaikan masalah yang sedang mereka hadapi atau dapat digunakan untuk menyelesaikan masalah organisasi atau perusahaan. Pengetahuan atau knowledge dibagi kedalam 2 kelompok yaitu

  1. pengetahuan tacit

adalah pengetahuan yang dimiliki oleh seorang individu dimana pengetahuan tersebut tidak dapat dimiliki oleh individu lain dikarenakan pengetahuan ini berasal dari pengalaman dan pengetahuan individu tersebut. pengetahuan ini baru dapat dipergunakan oleh orang lain dengan mengubahnya kedalam bentuk pengetahuan eksplisit.

  1.  pengetahuan eksplisit

adalah pengetahuan yang berasal dari pengetahuan tacit dimana pengetahuan ini dapat diperoleh individu setelah pengetahuan yang dimiliki individu lain ditransfer melalui  media seperti buku, atau lewat diskusi kelompok. Jadi pengetahuan eksplisit intinya merupakan pengetahuan tacit atau pengetahuan dari pengalaman seseorang yang telah dibagi dengan orang lain melalui buku, diskusi-diskusi ataupun lewat media transfer lainnya.

            Setelah membahas mengenai pengertian dari knowledge atau pengetahuan, selanjutnya dibahas mengenai pengertian dari knowledge management. Bergeson (2003) mendefinisikan knowledge management merupakan suatu pendekatan sistematik yang dapat dipergunakan  untuk mengelola aset intelektual dan informasi lain sehinga organisasi memiliki daya saing. hal tersbut selaras dengan pendapat yang dikemukaan oleh Nonaka dan Takeuchi (1995) yang berpendapat, jika sebuah perusahaan ingin maju dan sukses dalam bidangnya maka perusahaan tersebut harus konsisten dalam menciptakan pengetahuan baru dan membaginya dengan keseluruhan anggota organisasi.

            Dalam penerapan Knowledge management terdapat beberapa model yang sering dipergunakan, akan tetapi hanya 4 model dari banyaknya model knowledge management yang ada di dunia yang sering dipergunakan. Ke empat model KM tersebut dianggap paling komprehansive dan mampu mendeskripsikan proses dari knowledge management secara  lebih mendetail jika dibandingkan oleh model yang lain, karena sebab itulah ke 4 model dari knowledge management banyak dipergunakan dalam prakteknya sehari-hari. Ke empat model tersebut yaitu:

  1. The Meyer and Zack KM cycle (1996)
  2. The Bukowitz & Williams KM cycle (2000)
  3. The McElroy KM cycle (2003)
  4. The Wiig KM cycle (1993)

Meyer dan zack KM cycle

Model yang kemukakan oleh Meyer dan Zack ini bersumber pada desain dan pengembangan produk informasi yang terdapat pada sebuah organisasi. Produk-produk informasi yang dikatakan pada model ini adalah informasi seperti database, synopsis cerita, dan profil dari pelanggan. Dalam model ini, terdapat 5 tahapan yang harus dilakukan oleh suatu organisasi untuk membuat knowledge repository. Kelima tahapan tersebut adalah:

  1. Acqueri

Dalam proses ini menjelaskan bagaimana suatu organisasi atau perusahaan harus bekerja dengan sungguh-sungguh yang dimaksudkan agar nantinya organisasi tersebut memperoleh data atau informasi yang memang benar-benar mereka butuhkan. Pencarian infomasi yang dilakukan oleh organisasi atau perushaan ini tidaklah berasal dari satu sumber melaikan dapat berasal dari berbagai sumber agar memperoleh informasi yang lebih beragam. Ketika mencari data-data tersebut, organisasi harus tetap memperhatikan berbagai hal seperti intensitas, ruang lingkup, biaya, signifikansi, management dan kesesuaian informasi yang harus disesuaikan dengan kebutuhan organisasi.

  1. Refrinement

Pada tahap ini data-data atau informasi yang telah diperoleh organisasi dari tahap sebelumnya disaring atau diolah kembali untuk mendapatkan data yang memang benar-benar sesuai dengan kebutuhan organisasi dan tidak lupa proses pemilihan data tersebut juga perlu memerhatikan nilai tambah dari data yang akan mereka pilih.

  1. Storage

Tahap ini merupakan tahap penting dalam proses knowledge management yang dilakukan oleh sebuah organisasi dikarenakan pada tahap ini dilakukan proses penggabungan antara kedua tahap sebelumnya. Dimana data-data yang sebelumnya telah  diperoleh organisasi dan juga telah mengalami proses seleksi akan disimpan oleh organisasi. Tujuan dari penyimpanan data ini tidak lain adalah ditujukan untuk pengunaan masa depan jika sewaktu-waktu perusahaan atau organisasi memerlukan data atau informasi tersebut dapat langsung menghubungi atau melihat pada bagian penyimpanan informasi, sehingga waktu yang dimiliki perusassn menjadi lebih efektif daripada harus mencari informasi yang sama untuk kedua kalinya. penyimpanan ini dapat dilakukan dengan 2 cara yaitu secara fisik dengan (hard note, file) dan secara digital (soft file, database).

  1. Distribution

Pada tahap ini merupakan tahap pendistribusian informasi, dimana informasi yang telah mengalami beberapa proses pengolahan seperti seleksi dan penyimpanan oleh perusahaan dibagikan kepada penggunnya yang secara pasti membutuhkan informasi ini seperti misalnya membagi informasi baru ini pada salah satu divisi di perusahaan yang dirasa membutuhkan informasi ini untuk meningkatkan kinerja dari divisi yang bersangkutan. pendistribusian informasi baru tersebut dapat dilakukan melalui beberapa cara atau dapat  memanfaatkan beberapa media yang ada seperti email, telepon, fax, surat.

  1. Use

Pada tahap ini merupakan lanjutan dari tahap disribusi dimana pada tahap ini menjelaskan bagaimana  informasi yang ada digunakan oleh penggunanya. Setelah informasi baru didistribusikan kepada penggunanya atau yang dicontohkan tadi seperti didistribusikan kepada salah satu divisisi, selanjutnya divisis tersebut segera menggunakan atau menerapkan apa yang ada pada informasi baru tersebut untuk digunakan pada proses kerja mereka. Dengan teah diterapkannya informasi tersebut pada divisisi yang dimaksud, diharapkan kinerja divisi itu menjadi lebih baik untuk masa kini maupun untuk masa depan,

The Wiig KM Cycle (1993)

Model Wigg ini menjelaskan mengenai bagaimana organisasi memanfaatkan memori yang nereka miliki untuk digunakan dalam memberikan nilai bagi individu, kelompok maupun bagi organisasi itu sendiri. Sama halnya dengan model sebelumnya, model dari wig ini juga dibagi kedalam beberapa tahapan. Tahapan-tahapan tersebut adalah sebegai berikut:

  • Build = membangun

Pada tahap ini merupakan tahap awal yang dilakukan oleh sebuah organisasi, tahap ini sering disebut sebagai pondasinya sebuah organisasi ketika membangun sebuah pengetahuan. Tanpa adanya tahap ini, organisasi tidak dapat melakukan kegiatan apapun yntuk mengembangkan pengetahuan yang mereka butuhkan. Pada tahap ini organisasi membuat skema atau pondasi untuk memberitahukan kepada semuanya mengenai apa-aa saja yang harus dilakukan organisasi ketika proses pembagunan system seperti kegiatan memperoleh, menganalisis, mencipatakan, dan mengatur pengetahuan baru maupun yang sudah ada untuk memenuhi kebutuhan dari organisasi.

  • Hold = memegang

Pada Tahap ini menjelaskan mengenai bagaimana langkah perusahaan atau organisasi untuk memperoleh informasi yang mereka butuhkan.  Pada tahap ini, perusahaan harus melihat kembali skema yang sebelumnya mereka buat untuk menunjukkan apakah proses dalam memperoleh informasi yang mereka lakukan benar atau justru proses yang mereka lakukan berada di jalur yang salah. Dengan adanya tahap ini organisasi nantinya dapat memperoleh informasi yang benar-benar mereka butuhkan.

  • Pool

Pada tahap ini, organisasi yang telah memperoleh informasi penyimpanan informasi, maka jika organisasi tersebut menginginkan untuk mempergunakan informas yang telah mereka miliki hanya tinggal mencarinya di tempat penyimpanan informasi yang telah disediakan.

  • Use

Pada tahap ini setelah informasi yang mereka butuhkan terpenuhi, maka organisasi mempergunakan informasi tersebut dalam kinerja operasional mereka.

The McElroy KM Cycle (2003)

Model ini memberikan penjelasan mengenai bagimana pengetahuan dimanfaatkan untuk evaluasi organisasi. Sama halnya dengan 2 model sebelumnya, McElroy membagi knowledge management kedalam beberapa tahapan:

      knowledge production

pada tahapan ini, organisasi mencoba menyelesaikan masalah yang sedang mereka hadapi dengan melakukan berbagai cara seperti formulasi, kodifikasi dan evaluasi kinerja organisasi sehingga organisasi akan memperoleh pengetahuan mengenai sumber masalah yang selama ini menghambat jalannya kinerja organisasi. Dan dengan mengetahui sumber masalah yang ada di organisasinya, maka pihak dalam organisasi tersebut dapat segera bertindak untuk mencari solusi dalam penyelesaian masalah tersebut.

      Knowledge Integration

Untuk menyelesaikan masalah yang sedang dihadapi oleh organisasi, maka pihak organisasi dapat melakukan beberapa cara yang kiranya dapat memberikan pengetahuan baru bagi organisasi dalam menyelasiakan masalah mereka. Tidak hanya terdapat satu cara untuk memperoleh informasi yag dapat digunakan untuk menyelesaikan tugas mereka, akan tetapi terdapat beberapa cara seperti:mengirimkan, mencari,mendidik dan berbagi pengetahuan yang dimiliki oleh masing-masing perusahaan.

The Bukowitz and Williams Cycle (2000)

Dalam model ini berintikan bagaimana sebuah organisasi dapat mengenerate sebuah pengetahuan atau knowledge yang ada untuk memberikan nilai lebih bagi organisasi. Berikut tahapan yang dilakukan pada model ini:

v  Get

Pada tahap ini, organisasi mencari berbagai informasi yang mereka butuhkan dalam rangka membantu mereka untuk pengambilan keputusan dan pemecahan masalah.

v  Use

Organisasi menerapkan informasi atau pengetahuan baru yang mereka peroleh untuk dipergunakan dalam pemecahan masalah, digunakan untuk menyelesaikan pekerjaan sehari-hari mereka sehingga meningkatkan pendapatan atau produktivitas organisasi.

v  Learn

Proses bagaimana organisasi belajar dari pengalaman yang telah mereka miliki untuk menciptakan pengetahuan baru yang berguna untuk organisasi sehingga akan mencipatakan organisasi yang kompetitif dengan terus memperbaiki kesalahan yang mereka punya.

v  Contribute

Pada tahap ini organisasi berusaha memberdayakan karyawan yang mereka miliki dengan menerapkan suatu kegiatan dimana kegiatan tersebut  berisi saling berbagi pengetahuan yang dimiliki masing-masing karyawan untuk meningkatkan kinerja dari organisasi. Dengan begitu tidak hanya memperoleh pengetahuan, perusahaan juga memperoleh poin tersediri dari para karyawan karena para karyawan meresa dihargai oleh perusahaan dengan dilibatkan dalam pencarian informasi dan pengetahuan.

v  Asses

Tahap ini merupakan tahap penilaian yang berkaitan dengan kualitas individu maupun kinerja dari organisasi selama ini. Penilaian disini dipergunakan oleh organisasi untuk menyiapkan kebutuhan intelektual yang mereka perlukan untuk menghadapi masa depan organisasi yang pastinya akan lebih banyak saingan.

v  Build

Pada tahap ini menjelaskan bagaimana perlu organisasi untuk membangun asset intelektual baru jika organisasi tersebut beranggapan jika asset intelektual yang mereka miliki saai ini dinilai tidak lagi mampu mencukupi untuk kebutuhan masa depan organisasi dalam menghadapi persaingan ya g lebih ketat di masa depan.

v  Divest

Dalam rangka memberikan efektivitas bagi kinerja organisasi, maka organisasi tersebut  perlu melepaskan asset yang selama ini dinilai tidak memberikan kontribusi besar bagi organisasi,  sehingga melepas asset tersebut dianggap merupakan solusi yang tepat dilakukan organisasi agar tidak lebih merugi lagi.

 

Referensi:

 

Setiarso,Bambang,2006. Teori, Pengembangan dan Model “Organizational Knowledge Management System”. Dapat akses pada:

http://www.ilmukomputer.org/wp-content/uploads/2006/09/bse-kms.pdf

Zuriati,2013. Perancangan Knowledge Management System Adat Budaya Berbasis Website

Design Of Knowledge Management System Of Website Based Cultural. Jurnal Ilmiah esai volume 7, No.1. Dapat diakses pada:

http://www.google.co.id/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=1&ved=0CCUQFjAA&url=http%3A%2F%2Fojs.jurnal-esai.org%2Findex.php%2Fojsesai%2Farticle%2Fdownload%2F25%2F26&ei=IRRqUr6BJuyQiQe0toCQCg&usg=AFQjCNHLQfZfywFLUTkiOvU2DHF2lVbGEw

Kayani, Jawad & M.Qamar zia, 2012.  The Analysis of Knowledge, Knowledge Management and Knowledge Management Cycles: A Broad Review.  International Journal of Academic Research in Economics and Management Sciences Vol. 1, No. 6. Dapat diakses pada:

http://www.hrmars.com/admin/pics/1398.pdf  

Sary,Seng,2011. Knowledge Management (KM) Model Development for Community Health. International Journal of Educational Administration and Development 2(1): 82-99. Dapat diakses:

http://www.cambosastra.org/wp-content/uploads/2012/06/Sary-Seng-Article.pdf

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s